業務マニュアルの重要性
近年、企業を取り巻く環境はますます厳しくなっています。売上の減少、競争の激化、労働力不足といった課題に直面する中、多くの企業が業務の標準化と効率化の手段として「業務マニュアル」に注目しています。
当社では、お客様の現状や課題をしっかりと分析し、最適な業務マニュアルのテンプレート作成を含め、効果的なマニュアル制作をサポートいたします。
業務マニュアルとは？
業務マニュアルとは、企業の業務プロセスを標準化し、業務品質の向上と効率化を目的とした指針です。業務が個人のスキルや経験に依存していると、成果にばらつきが生じたり、担当者が変わることで業務品質が低下する可能性があります。そのため、誰が業務を担当しても一定の品質を保てるようにするために業務マニュアルが必要です。
整備された業務マニュアルを活用することで、「誰が・何のために・どのような流れで・何を行うのか」を体系的に理解でき、業務の属人化を防ぎ、業務効率の向上や品質の均一化を実現できます。
業務マニュアルのメリット
教育時間の短縮
新人や異動した社員への教育はOJT（On the Job Training）が一般的ですが、口頭での指導には時間がかかります。業務マニュアルを整備することで、教育の負担を軽減し、業務のスムーズな引き継ぎが可能になります。
生産性の向上と品質の均一化
口頭でのOJTでは、指導者ごとに指導方法が異なり、業務のばらつきが生じることがあります。業務マニュアルを活用すれば、統一された手順で作業を進めることができ、品質の均一化と生産性の向上が期待できます。
PDCAサイクルによる業務改善
業務マニュアルは一度作成して終わりではなく、「Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Action（改善）」のPDCAサイクルを回すことで、継続的に業務プロセスを最適化できます。
業務マニュアルの作成手順
業務マニュアルの作成前の準備
業務の棚卸: 現状の業務を精査し、重複や過不足を洗い出します
現状の業務を精査して、作業ベースで重複や過不足がないかを洗い出し、必要な作業だけを列記します。
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業務フローチャートの作成: 作業の最適なタイミングを整理し、業務の流れを可視化します
列記したそれぞれの作業はいつやるのがベストか、作業を実施する最適なタイミングを検討して、業務のフローチャートを作成します
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必要書類の確認: 業務に必要な書類の有無やフォーマットを見直します
行われた作業に責任を持つ者（承認者）が必要な作業か、また必要な場合の承認者は誰なのかを明確化します。
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書類を検討する
現状の作業で使っている書類に過不足はないか、また書類のフォームは作業内容に即しているかを検討します。
業務マニュアルの作成
掲載媒体の決定: 社内Webや印刷物など、最適な形態を選択します
業務マニュアルを社内で周知させるために最適な媒体を、社内のインフラ事情などに考慮して決定します（社内Web、印刷物で配布、など）。
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構成の策定: 業務をカテゴリ別に分類し、マニュアルの目次を作成します
業務全体をいくつかの適切なカテゴリに分類し、それぞれのカテゴリに対してどんな内容をどこまで記載するかといった、マニュアルの目次構成にあたるものを作ります。
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原稿作成: 分かりやすい表現で業務手順を記載し、更新を前提とした内容にします
構成が決まったら、いよいよ原稿執筆を開始します。わかりやすく作るのは当然ですが、完成した後も、随時修正することを念頭に入れて作成します。
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運用と更新
仮運用・チェック: 実際に運用し、不足や改善点を洗い出します
作成したマニュアル通りに仕事を進め、不足している点や手順が前後している点などを修正し、マニュアルを完成させます。
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配布・フォローアップ: 必要な社員に配布し、研修会などを実施します
実際にマニュアルを必要とする人に配布します。配布したら必要に応じて勉強会を開催するなどのフォローも行います。
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定期的な更新: 運用状況を確認し、随時改善を行います
マニュアルは作成して終わりではありません。運用しながら改善を重ねることで、業務の効率も高まります。
業務マニュアル作成のポイント
マニュアルの作成で一番大切なのは、読む人が分かりやすいよう手順を的確に伝えることです。
5W1Hを明確に
誰が（Who）、いつ（When）、どこで（Where）、何を（What）、なぜ（Why）、どのように（How）行うのかを明確に記載します。
視覚的要素の活用
図表や動画を活用し、直感的に理解しやすい内容にします。
ケーススタディの掲載
実際の業務シナリオを取り入れることで、実践的な理解を促します。
業務全体の流れを把握できる構成
前後の工程と関連づけて説明することで、業務の意義を明確にします。
トラブル事例の掲載
過去のクレームやミスの事例を記載し、注意点を強調します。
業務マニュアルの運用方法
従来の印刷物だけでなく、タブレットやスマートフォンなどのデジタルツールを活用した運用が増えています。また、チャットボットと連携したFAQ機能の導入も効果的です。
業務マニュアルの課題と解決策
業務マニュアルは印刷物での運用に慣れ親しみがありますが、最近はタブレットやスマートフォンなどで運用されるお客様も増えています。またチャットボットでのFAQと組み合わせるなど、お客様のご利用環境に合わせて最適なソリューションを提案いたします。
課題1: 読みにくい・分かりにくい
当社の専門チームがリライトや図表の追加、動画の活用を提案します。
課題2: 外部委託のコストを抑えたい
以下の柔軟な対応が可能です。
- コンサルティング（ヒアリング・改善提案）のみの提供
- テンプレートの提供
- 既存マニュアルのリニューアル
- マニュアル作成支援
業務マニュアルのテンプレート活用
使いやすい業務マニュアルのテンプレートを提案
当社では、お客様の業務内容や権限、頻度などを考慮し、使いやすい業務マニュアルのテンプレートを提案いたします。これにより、誰でも簡単に高品質なマニュアルを作成でき、業務の標準化や効率化をスムーズに進めることが可能です。
さらに、Webマニュアルとして運用することで、コンテンツの更新が容易になり、動画の配置や他のシステムとの連携も可能になります。
居酒屋での活用例
※ 居酒屋チェーンの業務マニュアルのイメージです。
- アルバイト社員やホール担当者、キッチン担当者ごとにコンテンツを表示させ、業務頻度に応じた絞り込み表示も可能です。
- シフト表などとの連携も自在に行えます。
- スマートフォンの閲覧に最適化されたレスポンシブル対応とすることで、最新の業務マニュアルを「いつでも、どこでも」確認することができます。
業務マニュアルのテンプレートを使うメリット
業務マニュアルには「見やすい」「読みやすい」「目的のコンテンツに素早くアクセスできる」ことが求められます。テンプレートには必要な要素があらかじめ用意されていますので、これらのニーズを簡単に実現することが可能です。
マニュアルを効率的に作成できる
テンプレートには、目的のコンテンツに素早くアクセスできるシンプルなページ構成になっていますので、必要な情報を入力するだけで分かりやすいマニュアルを作成することができます。
マニュアルの品質が担保できる
説明したいコンテンツの大見出し、リード文、手順文、補足文などの要素（スタイル）がしっかり構造化されているため、誰でも品質レベルにバラつきのないマニュアルを作成することができます。
動画やイラストで分かりやすく伝えられる
マニュアルを作るときは、すべてを伝えようとしてどうしても文字量が多くなりがちです。しかし、イラストや動画を効果的に活用することで、文字で伝えるには難しい内容も、わかりやすく伝えることが可能です。
まとめ
業務マニュアルは、業務の標準化・効率化に欠かせないツールです。適切な運用と定期的な見直しにより、業務の最適化が実現します。テンプレートやデジタルツールを活用することで、より効果的なマニュアル運用が可能になります。
業務マニュアルの作成・改善をご検討の際は、お気軽に当社までご相談ください。
業務マニュアル導入事例のご紹介
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