複合機メーカーA社様のマニュアル制作にあたり、制作業務に加え、設計部門との調整、仕様情報の収集、スケジュール管理、成果物のリリース対応といった社内関連業務も一括して受託しました
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お客様の課題
マニュアルの制作自体は外部に委託しているものの、制作に必要な準備作業や、設計部門をはじめとする社内関係部門との調整、仕様情報の収集、リリース作業などの社内業務が煩雑化しており、人手不足の課題に直面されていました。
ご提案と対応
マニュアル制作に加えてお客様の社内業務の一部も可能な限り弊社に委託することで、業務全体の効率化と人員負担の軽減を図るご提案を行い、ご採用いただきました。
社内業務への参画
社内業務への深い関与を可能にするため、弊社スタッフをお客様のオフィスに常駐させました。お客様と同じ環境で業務を遂行することで業務の流れを的確に把握し、細かなご指示をいただかずとも円滑に対応できる体制を構築しました。なお、機密情報やコストに関わる業務など、委託が難しい内容については事前に打ち合わせを行い、業務範囲を明確に定めました。
関係部門との調整代行
以下のようなマニュアル制作に関連する社内調整業務については、弊社スタッフが対応を代行しました。
- 仕様情報の収集
設計部門に対し、以下のような仕様書の提供を依頼し、また定期的にそれらの更新状況も確認しました。機能仕様書／画面動作仕様書／UI用語リスト／エラーメッセージ一覧／スペック数値情報／同梱品・消耗品・オプション品情報 など - 実機手配
製品の取材日程を設計部門と調整し、必要に応じてシミュレーターの提供も打診することで、効率的な動作確認を実現しました。 - 施策・要件の確認
マニュアル制作にあたり、従来の説明方法や目次構成の見直し、新たな冊子の追加など、特別な施策や要件の有無について関係部門へ確認を行い、必要な対応を実施しました。 - 開発スケジュールとの整合
開発側およびマニュアル制作側の各工程・イベントを把握し、作業の重複や手戻りを最小限に抑えるよう、スケジュールを調整しました。 - 【開発側】発売日／出荷日／認可申請締め切り日／実装完了日／仕様確定日／仕様書更新日 など
- 【マニュアル制作側】原稿作成／原稿回覧／DTP／翻訳／校了／印刷 など
- 制作対象物の確認
作成すべきマニュアルの種類（詳細マニュアル／簡易マニュアル／セットアップガイド／オプション品マニュアル／関連するリーフレット等）および販売国・地域ごとの要否について関係部門と確認し、取りまとめました。 - 原稿レビューの告知と実施
原稿レビューを円滑に進め、的確なレビュー結果が得られるよう、回覧先や期間の確認に加え、確認すべきポイントや注意事項を事前に周知しました。 - レビュー指摘事項の対応
レビューでの指摘内容について不明点があれば個別に確認し、必要に応じて会議形式での協議を実施しました。対応が困難な内容については、指摘者と調整の上で対応方針を決定しました。 - 成果物の提出および市場リリース対応
完成したマニュアル類は、関係部門への提出および社内配布を行ったほか、お客様のシステムに従って市場向けのリリース作業も実施しました。
制作現場との橋渡し
マニュアル制作に必要な情報を制作現場に的確に展開するとともに、制作側からの質問や確認事項については速やかに設計部門に照会し、制作工程に支障が出ないよう進行管理も含めて対応しました。 制作現場と設計部門との情報連携にあたっては、以下の点に留意し、円滑な対応を図りました。
・設計部門への質問の要点を整理し、明確に提示
・回答期限を事前に設定し、スケジュール管理を徹底
・質疑応答は所定のフォーム上で実施し、履歴として一元管理
・設計部門から提供された情報と、マニュアルへの反映内容を関連付けて記録・管理
成果
マニュアル制作に精通した弊社スタッフが、お客様のディレクション業務に携わることで、社内関係部門および弊社制作チームとの連携が強化され、コミュニケーションがより円滑になりました。その結果、従来は遅延が発生しがちだったマニュアル制作のスケジュールが安定し、効率的な業務推進が可能となりました。また、人的リソースの確保が難しい状況で、こうした対応が大きな助けになったとのお声も、お客様よりいただいております。
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