冷蔵庫、洗濯機、電子レンジ、掃除機・・・ 電化製品などを購入すると取扱説明書が添付されています。設定方法や使い方などを忘れた時のために収納されていると思います。
紙の取扱説明書を収納するために、100均や、文具店でボックスタイプ、ファイルタイプなどの収納ケースを買ってきて、その中に入れておくことが多いのではないでしょうか?

サイズやページ数もバラバラな取扱説明書は、整理整頓して収納するのが大変です。
こんな悩みを感じたことはありませんか?

  • 形が不ぞろいで棚に収めにくい
  • 収納ケースをどこにしまったか忘れてしまった
  • 取扱説明書を使っているうちに、破れたり、汚れてしまった

ここでは、クラウドサービスと電子ファイルを使った、ちょっと便利な収納の方法を紹介します。

Acrobat PDFとHTMLの違い

取扱説明書を紙から電子ファイルに変えて収納する前に、まず電子ファイルの特徴を説明します。
取扱説明書として発行されている電子ファイルは、大きく分けて「Acrobat PDF形式」と「HTML形式」の2種類があります。
それぞれの特徴をご紹介します。

Acrobat PDFとは

Adobe(アドビ)社が開発したファイル形式で、Portable Document Formatの略。ソフトウェアやハードウェア、OSに関係なく、レイアウトを保ったまま表示することができるファイル形式で、リンクや動画の埋め込みなどもできます。
取扱説明書でも電子ファイルの定番として利用されることが多く、最新情報(ファイル)をホームページ経由で公開されることも多くなっています。PDFファイルでは紙の取扱説明書と同じレイアウトで見ることができるため、目次から順番に取扱説明書を読み進めることができます。 

HTMLとは

HTMLはHyper Text Markup Languageの略。簡単にいうと、パソコンやスマホで見ることができるWEBページを作成するための言語です。Acrobat PDFと比べると、ネット上の検索サイトから直接該当ページを表示させることができるため、ユーザー満足度向上が見込めます。そのため、HTML形式で取扱説明書を公開しているメーカーも増えてきました。
Acrobat PDFとの違いは、ファイルとしてダウンロードして保存できないこと、レイアウトが紙の取扱説明書と多少異なることです。
HTML形式で公開されている取扱説明書は、一般的にクラウドサービスにファイル自体を収納することはできません。ですが、パソコンやスマホのブラウザで商品名や型番などを検索すれば、簡単に目的の取扱説明書ページを見つけることできます。さらに、そのページをブラウザのブックマークに登録することもできます。
今回は応用編として、自分用のWEBページを作成して、簡単にアクセスできる方法も紹介します。

Google ドライブを使った収納方法

ここでは、クラウドサービスの1つで無料で容量15GBまで利用が可能なGoogle ドライブを使った収納方法を紹介します。クラウドサービスなので、自身のパソコンやスマホにファイルを保存しておく必要がなく、Google ドライブにアクセスできればいつでも、どこでも必要なファイルを見ることができます。
Android端末をお持ちの方やGmailアドレスをお使い方は、既に利用されている方も多いでしょう。

Google ドライブで取扱説明書PDFを収納する

手順

1⃣ Googleアカウントにログイン

Googleアカウント(Gmailアドレス)にログインします。
Gmailアカウントを持っていない場合は、無料で作成できるので、ここから作成してください。

2⃣ Googleドライブを開きます

「Googleアプリ」から「ドライブ」をクリックします。

3⃣ 任意のフォルダーを作成します

パソコンのデスクトップ画面上に任意のフォルダー(ここでは取扱説明書フォルダー)を作成します。
デスクトップ画面上でマウスの右ボタンをクリックし、「新規作成」⇒「フォルダー作成」から「新しいフォルダー」を作成します。
ここでは、わかり易くするためにフォルダー名を「取扱説明書フォルダー」(例)とします。

4⃣ 取扱説明書PDFをダウンロードします

電化製品メーカーのホームページなどから目的の取扱説明書PDFをダウンロードします。

(例:Panasonic製品の取扱説明書PDFをダウンロードした場合)

5⃣ ダウンロードした取扱説明書PDFを「取扱説明書フォルダー」へ移動します

ダウンロードが終わったら、取扱説明書PDFを「取扱説明書フォルダー」へ格納します。
取扱説明書PDFの名称は、ご自身がわかりやすいように変更しておくと便利です。
例)「居間のテレビの取説」、「子供部屋のエアコンの取説」など

6⃣ 「取扱説明書フォルダー」を「Googleドライブ」へ登録します

「Googleドライブ」を開き、デスクトップ画面上に作成した「取扱説明書フォルダー」を「Googleドライブ」の「マイドライブ」へドラッグ&ドロップします。

注意:メーカーがPDFで取扱説明書を公開していない製品もあります。その場合は、紙の取扱説明書を保管してください。

7⃣ 完了です

取扱説明書PDFを「Googleドライブ」に収納することができました。必要なときにパソコンやスマホから「Googleドライブ」へアクセスして取扱説明書を見ることができます。

応用編

取扱説明書を紙からPDFへ置き換えする方法を説明いたしました。
ここからは、応用編として、商品購入時の価格情報、購入先などの備忘録や、取扱説明書に関するリンクなど、Googleサイトを使った便利な管理方法を紹介します。
家電製品を長年使うと、今の洗濯機がいくらだったか?どこで買った?など忘れがちです。お買い物情報を健忘録として残しておくと便利です。
Googleサイトを使って「取扱説明書リンク集」を作成していきます。
「Googleドライブ」に保管したPDF形式やHTML形式の取扱説明書のURL(リンク)を「取扱説明書リンク集」に貼ることができます。

Googleサイトで自分用の「取扱説明書リンク集」を作る

手順

1⃣ Googleサイトを開きます

Google ドライブの「新規」ボタンより「Googleサイト」を選びます。
「新規」⇒「その他」⇒「Googleサイト」

2⃣ Googleサイトを編集します

Googleサイトにタイトル(例:取扱説明書リンク集)や説明文、取扱説明書に関するリンクを挿入していきます。Googleサイトではテキストの他にも、画像、動画などを追加することができます。

  • テンプレートが準備されているので、好きな色、スタイルを選び、作成します。
  • 製品名などのテキストを見出しに変更することで、目次が自動で作成されます。

詳しくは、Googleサイトの使い方を参照してください。

3⃣ 取扱説明書のリンクのURLを取得します

マイドライブへ保存した取扱説明書PDFやHTML形式で公開されている取扱説明書のURL(リンク)を取得します。

  • マイドライブへ保存したPDFの取扱説明書の場合、PDFサムネイルを選んだ後、右クリックで「リンクを取得」を選びます。URL(リンク)がコピーされます。
  • HTML形式で公開されている取扱説明書の場合、メーカーのホームページなどで公開されているその製品の取扱説明書ページのURLをコピーします。
Googleドライブへ保存したPDF(取扱説明書)の「リンク取得」

4⃣ Googleサイト(取扱説明書リンク集)に取得したURL(リンク)を貼ります

リンクを貼る文字や画像を選択して、リンクボタンを使って取得したURL(リンク)をペーストします。

5⃣ 完了です

これで自分用の「取扱説明書リンク集」ができました。ご家族で共有することもできます。

質の高い制作会社をお探しの際は、当社モダンまでご相談ください。

モダンは創業より40年以上にわたって、取扱説明書の制作や印刷などのサービスをお客様に提供してまいりました。今回は、取扱説明書をどのように収納するか、電子ファイルを使った収納方法を紹介しました。ユーザーにとって読みやすい、問題解決に繋がる取扱説明書のあり方を追求していきます。取扱説明書の制作を見直したいお考えの方、どうぞご遠慮なくもモダンまでお声掛けください。