「業務を効率化したい」「作業時間を減らしたい」「人手不足に対応したい」など、企業が抱える業務上の課題はさまざまです。
業務改善というと、AIやRPA、システム導入などを思い浮かべがちですが、効果的な改善には、いきなりIT化するのではなく、まず現在の業務を整理し、問題の原因を明らかにすることが重要です。
ここでは、業務改善を進める基本的な7つのステップをご紹介します。
STEP 1 改善対象となる業務を選ぶ
まず、改善の必要性が高い業務を洗い出します。
- 時間がかかっている
- ミスや手戻りが多い
- 社内外からの問い合わせが多い
- 特定の担当者に業務が集中している
- 紙の帳票を多く使用している
- 複数のシステムへの入力が必要
- 部門間のやり取りが多い
- 顧客からのクレームにつながっている
特に重要なのは、可能な限り「感覚」ではなく数字で把握することです。
数字にすることで、改善によってどの程度の効果が期待できるのかも検討しやすくなります。
STEP 2 現在の業務を可視化する
改善対象の業務について、誰が、何を、どのような順序で行っているのかを整理します。
例えば、次のように項目を整理することで、業務全体の構造を把握します。
- 定義・数値
業務名称／業務目的／発生頻度／処理件数／所要時間 - 帳票・システム
使用帳票／使用システム／入力データ／出力物／マニュアル／関連規程・資料 - 関係部署
担当部署・担当者／承認者 - フロー
業務開始のきっかけ／作業手順・順序／業務の完了条件
STEP 3 問題点と原因を整理する
業務を可視化すると、さまざまな問題が見えてきます。
ここでは単に「時間がかかる」「ミスが多い」といった現象を確認するだけでなく、なぜその問題が発生しているのかまで掘り下げます。
例えば、
入力項目が多い
↓
同じ情報を別のシステムにも入力している
↓
システム間でデータ連携されていない
という構造になっているかもしれません。
また、その結果生じている影響・リスクも整理することがポイントです。
STEP 4 あるべき姿を考える
問題点が明らかになったら、「本来どのような業務になっているべきか」を考えます。
その際には、業務改善の基本的な考え方であるECRSが役立ちます。
E：Eliminate（なくす）
「この作業は本当に必要なのか？」
なぜこの作業をしているのかという目的に立ち返り、不要な業務、帳票、承認、入力などをなくせないか検討します。
C：Combine（まとめる）
「複数の作業を一つにまとめられないか？」
分散している作業や情報を統合できないか検討します。
R：Rearrange（順番を変える）
「この順番で作業する必要があるのか？」
工程の順番を変えることで、待ち時間や手戻りを減らせないか検討します。
S：Simplify（簡単にする）
「もっと簡単な方法にできないか？」
入力項目を減らしたり、帳票を簡素化したり、ツールや自動化を利用したりすることで、人が行う作業を単純化します。
STEP 5 改善方法を検討する
あるべき姿を実現するための具体的な方法を検討します。
例えば、次のように段階を分けて検討すると整理しやすくなります。
Level 1：業務をなくす
Level 2：ルール・手順を変える
Level 3：帳票・Excelを改善する
Level 4：既存ツールで自動化する
Level 5：既存システムを改修する
Level 6：新しいシステムを導入する
この順番を意識して検討することで、「システムを導入すること」自体が目的になるのを防ぐことができます。
「何を導入するか」ではなく、「何を実現するために導入するか」という視点が重要です。
STEP 6 改善策を組み合わせる
実際の業務では、一つの改善策だけですべての問題が解決するとは限りません。
例えば、
- 不要な帳票を廃止する
- Excelの入力項目を減らす
- 一部の転記作業を自動化する
- 承認フローを見直す
といった複数の改善策を組み合わせることで、より大きな効果が得られる場合があります。
そのため、個別の改善策を検討した後は、業務全体を通した改善案として再構成することが重要です。
「この工程だけを見ると改善されているが、前後の工程ではかえって負担が増えていないか？」
という視点も必要になります。
STEP 7 費用対効果と実現性を評価する
最後に、改善によって得られる効果と、それに必要な費用・工数を比較します。
例えば以下のように整理します。
| 改善案 | 費用 | 年間削減工数 | 品質向上度 | リスク低減度 | 迅速度 | 難易度 |
| 不要帳票の廃止 | 0円 | 60時間 | 小 | 小 | 大 | 小 |
| Excel改善 | 5万円 | 120時間 | 中 | 中 | 大 | 小 |
| 簡易ツール導入 | 30万円 | 300時間 | 中 | 中 | 中 | 中 |
| システム改修 | 200万円 | 500時間 | 大 | 大 | 小 | 大 |
ここで大切なのは、「最も高度な改善策＝最も良い改善策」とは限らないということです。
例えば、数百万円をかけたシステム改修によって大幅な工数削減が可能になったとしても、数万円のExcel改善で十分な効果が得られるのであれば、後者を選択するケースも考えられます。
業務改善の出発点は「IT化」ではない
業務改善を成功させるために重要なのは、「現在の業務をそのまま効率化する」のではなく、「そもそも業務のやり方を見直す」ことです。
「何が問題なのか」
↓
「なぜ問題が起きているのか」
↓
「本来どうあるべきなのか」
↓
「そのために何を変えるのか」
この順番で業務を整理することで、IT化・自動化を含めた、より効果的な改善策を検討できます。
単に作業時間を短縮するだけでなく、業務そのものを見直し、より効率的で、品質の安定した業務の仕組みをつくることが、業務改善の本質といえます。
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