マニュアル作成を外部委託したい: 専門性と効率性を追求

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マニュアル作成を外部委託したい

他社に先駆けた機動的な対応が求められる開発・設計業務。ご自身の担当業務に専念するために、専門以外の業務に割く時間はできれば最小限に留めておきたいところです。
なかでも取扱説明書を始めとするマニュアル類の作成に関わる諸々の対応は、面倒なためついつい後回しにしてしまう、ということも多いのではないでしょうか。
そこで今回は、「マニュアル作成を外部委託したいが不安」という方々に向けて、マニュアル作成代行のメリット・デメリットを解説するとともに、作成代行を依頼するまでの一般的なフローについても説明します。

マニュアル作成代行のデメリット

まずはデメリットについて押さえておきましょう。とは言っても、実は皆様が不安に感じ、「デメリット」と捉えているポイントのほとんどは、専門業者であればほとんど心配には及ばないものと言えます。

マニュアルの品質が低くなる？

マニュアルは実際にハードウェアやソフトウェアを操作しながら作成するもの、というイメージをお持ちの方もいらっしゃると思います。

そうした方法では、詳細な仕様を把握しないまま作成することとなり、結果として不正確な記述や機能の記載漏れなどが多数含まれる品質の低いマニュアルになってしまうことでしょう。せっかく作成代行を依頼したのに、「これなら自分で作成すれば良かった」と後悔することになってしまっては本末転倒です。

マニュアル作成の信頼性に対する懸念は、専門業者によってほぼ解消されます。テクニカルライティングの進化により、品質の低下や誤解を生じる記述は極めて稀になりました。

かなりのコストがかかる？

マニュアルの作成を外部委託すれば、当然のことながらコストは社内で作成する場合と比較してそれなりに増加します。ただし、外部委託にはコストが伴いますが、内製化に比べて業務負担が軽減され、コスト削減の他にも利点があります。総合的な視点で評価する必要があります。

また、マニュアル作成以外でのコスト削減も見逃せません。実際に、あるメーカーでは、コールセンターへの問い合わせ減少により外部委託費が圧縮され、トータルとしてコストの削減を実現しました。

煩雑な打ち合わせが必要？

社内の開発・設計体制を知らない外部スタッフと情報共有するなんて、想像しただけでもかなり骨の折れる作業となりそうです。「すべての資料が揃うまでは作成を開始できません」「本日時点での最新情報をご提供ください」などの依頼が頻発すれば本業を圧迫してしまうでしょう。

ご存知ないかもしれませんが、マニュアルの執筆（＝テクニカルライティング）を担当する「テクニカルライター」は、一定以上の技術的な素地を備えているため、資料の取捨選択や未入手資料の内容推定なども可能です。出せるタイミングで、出せる範囲の資料をご提供いただければ作成を進めることができます。

テクニカルライターは情報共有を円滑に行う能力を持っており、作成プロセスをスムーズに進めることができます。外部委託により、情報共有に専念できる環境を整えることが可能です。

マニュアル作成代行のメリット

メリットについてもまとめてみましょう。

高品質なマニュアルを作成できる

一番のメリットは、専門家による高品質なマニュアルを作成できることです。専門家によるマニュアルは、テクニカルライティングの原則に基づき、高度な情報を簡潔かつ明確に伝えます。DTPソフトウェアを用いた制作により、視覚的にも分かりやすいデザインを実現します。

テクニカルライティングの「一文一意」「誤解を生じ得ない記述」などの原則に基づき、必要な情報のみを簡潔に掲載するため、ページ数を削減しながら「読みやすい」マニュアルを実現できます。

また、Microsoft Word等の文章作成ソフトウェアではなく、一般の書籍や雑誌の制作に使用されるAdobe InDesignやAdobe Illustratorといったいわゆる「DTPソフトウェア」を使用して制作することもできるため、よりグラフィカルで「見やすい」マニュアルを実現できます。

短期間で作成できる

マニュアル作成は製品開発と同時進行するため、迅速な対応が可能です。Web媒体への公開や製品アップデートに即した最新版の提供も可能です。

第三者の専門的な意見を聞くことができる

テクニカルライターは製品に客観的にアプローチできるため、製品の改善提案や品質向上に貢献します。特に新製品の開発においては、貴重なフィードバックを得ることができます。必要に応じて「この操作の後には確認のダイアログを表示させることが望ましい」など、製品自体の改善を提案することもできます。

特にこれまでにない製品を世に送り出す場合などは、そうした提案をフィードバックすることにより製品の品質向上につなげることも可能です。

マニュアル作成代行の相場

マニュアル作成代行にかかる経費は、製品の複雑さや対象ユーザーなどにより大きく異なります。また、判型（A5サイズ、B5サイズ等）、色数（白黒、カラー）、イラスト点数などによっても大きく変動します。とは言え、まったく見当もつかないという状況では見積りを依頼することにも躊躇してしまうでしょう。そういう場合には、おおざっぱではありますが「ごく一般的な家庭用製品のマニュアルでは1ページの単価が1万円を超えるケースは少ない」を目安としてみてはいかがでしょうか。もちろん、この目安よりも大幅に安いケースも、1万円を超えるケースもあります。また、流用可能なマニュアルや、イラスト作成用のCADデータなどを提供いただくことで制作コストを低減するも可能です。

より正確な金額をお知りになりたい場合には、まずは既存のマニュアルや製品仕様書をお示しいただき、お気軽に弊社までお見積りをご依頼ください。

マニュアル作成代行の流れ

最後に、実際に作成代行を依頼した場合の完成までの流れについて簡単にご紹介します。

ヒアリング

まずは製品の概要をお聞きし、対象読者（ペルソナ）の特定を行います。対象読者の技術リテラシー等により、記載内容や表現方法を変更します。

プランニング

マニュアルには「ストーリー」があることをご存知でしょうか。箱を開け、組み立て、使ってみる、のような説明の流れを、製品に応じて組み立てます。

制作

テクニカルライティングに加え、イラスト、レイアウトなど、「読みやすさ」と「分かりやすさ」とを両立するマニュアルを制作します。

校正

制作中、通常3回程度の校正（チェック）を行っていただきます。仕様変更などもこのタイミングで反映します。

納品

納品は印刷物、PDF、HTMLなどの形態で行います。また、次モデルのマニュアル作成のコストを抑えるため、制作データも併せて納品いたします。

質の高い制作会社をお探しの際は、モダンにご相談ください。

モダンは創業より40年以上にわたって、取扱説明書の制作や印刷などのサービスをお客様に提供してまいりました。今回はマニュアル作成代行を利用する際のメリット/デメリットについて解説するとともに、外部委託する場合の相場や委託後のワークフローについて解説しました。今回の記事でマニュアルの作成代行、外部委託にご興味を持たれた方がいらっしゃいましたら、どうぞご遠慮なくモダンまでお声がけください。