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マニュアルの種類
世間にはマニュアルと呼ばれるモノが多数存在します。記述形式は様々ですが、「製品マニュアル」と「業務マニュアル」に大別されます。ここではその違いや、制作するうえで気をつけたいポイントを紹介します。
| 用途 | 例 | |
| 製品マニュアル | 製品に付属し、その使用方法を説明したもの | ・ユーザーズマニュアル ・リファレンスマニュアル ・クイックガイド ・設置マニュアル etc. |
| 業務マニュアル | 業務を可視化し、その手順を標準化したもの | ・伝票処理マニュアル ・接客マニュアル ・危機管理マニュアル ・監査マニュアル etc. |
製品マニュアルと業務マニュアルはどう違う？
製品マニュアルも業務マニュアルも、手順を伝えるという目的の部分は同じです。違いは「読み手」です。
製品マニュアルの読み手は「対象製品を購入した人」になりますので、どんな人に読まれるかわかりません。まったく知識のない人も想定して、専門用語などは極力使わず、できるだけわかりやすく制作することが大切です。
対して業務マニュアルの読み手は「対象業務についてある程度知っている人」を想定して制作する場合が多いです。また配属されたばかりの新人が読む場合も、先輩がOJTでフォローするケースも考慮に入れて制作する必要があります。
| 目的 | 内容 | |
| 製品マニュアル | ・製品を使用するためのサポート ・顧客満足度の向上 ・リピート購買の促進 etc. | ・特長 ・手順 ・法規 ・注意喚起 ・サポート情報 etc. |
| 業務マニュアル | ・業務の見える化 ・業務品質の向上 ・無駄の排除 ・人材育成 etc. | ・手順 ・権限/承認フロー ・実施時期 ・申請書類 etc. |
マニュアル制作時の共通するポイント
製品マニュアルと業務マニュアル、読み手も目的も違いますが、制作時のポイントには共通点がいくつかあります。
体系的な目次と高い検索性
目次は読み手の視点にあわせて体系的なものとしましょう。マニュアルのページ数が多い場合や、マニュアルが複数になってしまう場合、索引を用意して検索性を高めるのも効果的です。
文章は簡潔に
あれもこれもと一文に書き込むと、本当に伝えなければいけないことがぼやけてしまいます。文章はできるだけ平易な言葉を使い、簡潔にすることが大切です。また、用語は一貫したものを使用すると、読み手の混乱を避けることができるでしょう。
専門用語は控える
専門用語を使った方が書きやすい場合もありますが、読み手が意味を理解できない用語を使うことは控えましょう。どうしても専門用語を使わなければ説明ができない場合は、その意味を別途解説する必要があります。
わかりやすい本文構成
マニュアルの本文を構成する「章タイトル、リード文、見出し、手順説明文、注意文、補足説明文」は、その関係を乱さないよう気をつけましょう。本来なら手順説明文とすべきところを注意文にしてしまう、といったように、この関係を乱すと読者も混乱します。
図表やイラストを適切に使用する
説明が文章だけだと、読み進めていくうちに疲れてしまいます。図表やイラストを適切に用いることで視覚的に説明でき、読み手の理解度は大きく高まります。
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