業務マニュアル作成の重要性と効果的な手法 | 業務効率化と品質管理のために

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マニュアル化による効率化

日頃行っている業務とはいえ、自分やチームの業務をマニュアル化するのは、意外と大変です。では、なぜ大変な思いまでして業務マニュアルを作るのでしょうか。

それは「作業効率の向上と業務品質の統一化」を図るためです。よくできた業務マニュアルは、会社の大切な資産となり、会社の信頼度や顧客満足度のアップに貢献します。

ここに同じ作業をしているAさん・Bさん・Cさんの3人の社員がいるとしましょう。3人は各々の仕事のやり方で、Aさんは1時間に10の成果を、Bさんは7の成果を、Cさんは5の成果を挙げられるものとします。その場合の1時間あたりの成果合計は10＋7＋5＝22です。

そこでAさんの仕事のやり方をマニュアル化して、それを読んだBさんとCさんがAさんと同じやり方を実践すればどうなるでしょうか。1時間あたりの成果合計は10×3＝30となり、全体の業務効率は136％に向上したということになります。
業務マニュアルは業務の品質管理と標準化に役立ちます。

業務の見える化と引継ぎ

業務の中で「これは〇〇さんにしかわからない」といったことはありませんか？

業務マニュアルを制作することで得られる、最もわかりやすいメリットは「属人的な作業の排除と引継ぎのスムーズ化」ことです。これは、いいかえれば「〇〇さんがいなくても業務が支障なく遂行される」状況を作り出すことに他なりません。これ以外にも、業務マニュアルを制作するメリットはたくさんあります。企業規模や業務の内容に関係なく、ほとんどの業務はマニュアル化の対象となり得ます。

マニュアル作成の手順と範囲決定

業務マニュアルを作り始める前に、まずはすでに社内で作成されている手順書などを、整理してみましょう。そしてマニュアル化する範囲を決め、各作業はいつやるのか、誰が承認するのかといったことがわかるように作成していきます。

範囲を決定する

マニュアル化する範囲を決定する

いつ行うべき作業か?

作業内容を時系列で整理する

誰が行い、誰が承認する作業か?

作業内容を人の視点で整理する

原稿を書く

マニュアル原稿を作成する

読み手に伝わる工夫

レイアウト・画像・動画など、読み手に伝わる工夫を行う

誰がどのタイミングで読むべきものか?

マニュアルの運用ルールを決める

マニュアルの改善が業務の改善につながる

作成したマニュアルは定期的に見直しを行う

業務マニュアルの目指すもの

無駄の排除

作業のやり直しやそのフォローにかかる時間や費用など、さまざまな無駄をなくします。問合せに関わる無駄も削減します。

新人育成

新人育成に関わる時間の短縮やコストが削減できます。人材育成をスムーズにサポートすることで、育成担当者の負荷も軽減されます。

顧客満足度向上

作業品質を高い水準で均一化することで、商品やサービスの品質が向上し、顧客満足度のアップにつながります。

人材定着率の向上

新人はマニュアルを読んで自分のペースで学ぶことができます。社員の仕事がストレスなく回ることで、人材定着率にもいい影響を与えます。

質の高い制作会社をお探しの際は、モダンにご相談ください。

モダンは創業より40年以上にわたって、取扱説明書の制作や印刷などのサービスをお客様に提供してまいりました。
業務マニュアルの制作をご検討の際は、どうぞご遠慮なくモダンまでお声がけください。