校正と校閲の違い：ビジネス文書の品質管理と効率化について

マニュアルを制作する工程の一つに「校閲」という作業があります。出版業界に携わる人でなければ、なじみの薄い作業かもしれません。また、似た作業に「校正」があります。ここでは、これらの作業の具体的な内容とその違いについて解説します。

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校正とは

校正は、原稿と成果物を突き合わせてミスがないか確認する作業です。誤字や脱字、体裁の誤りなどを見つける作業であり、原稿との比較を通じて行います。オフィスなど一般の場面でも行われる日常的な作業です。

校正といえば、新聞社や出版社などでプロの校正者が「著者原稿と組版された初校を突き合わせる」といった光景を連想するのではないでしょうか？

業務報告書の場合

下書きをもとに、報告書のフォーマットどおりに報告書が作成されているか
一度作成された報告書を修正した場合、修正箇所が間違いなく修正されているか

スーパーのちらしの場合

原稿どおりにデータが作成されているか？　産地、価格表示、セールスポイント、写真など

実際の作業ではレイアウト・文字色の指定、画像の挿入などさまざまな事柄が原稿の指示どおりか、規定書に書かれている内容になっているかを確認していきます。

校閲とは

校閲は、成果物を読んで誤りや不備を指摘する作業です。原稿との突き合わせは行いません。記載内容の事実確認やデータの数値確認、文章の統一性確認などが主な作業内容です。校閲者には、著者に匹敵する専門知識が求められることもあります。

業務報告書の場合

事実に反する内容が記載されていないか
文章が、日本語と適切か、齟齬がないか

企業年表の場合

＜製作物＞
昭和55年　A製品を発売
昭和57年　B商品上市
平成元年　A製品上市
1977年　B商品・C商品を統合しD商品を発売

用語や用法の統一性を確認（製品と商品が混在、発売と上市が混在）
年数表記の統一性を確認（和歴と西暦が混在）
時系列による整合性を確認　（1977年は昭和52年のため誤記の可能性大）

校閲に含まれること

校閲とは、ただ単に原稿を読んで誤りや不備を指摘するだけではありません。以下のようなさまざまな視点から確認を行い、原稿の精度を高めていく作業になります。

内容が事実かどうかの確認（ファクトチェック）
記載されたデータの数値確認
表記の統一
助詞・接続詞などは適切か
不快表現・差別表現はないか
製作物全体の整合性の確認

なぜ、マニュアルに校閲が必要？

では、マニュアルを作成する上で、校閲が必要なのはなぜでしょうか。
例えば、画像をつかったマニュアルの場合、掲載された画像の内容と本文内の説明に齟齬があっては、マニュアルのユーザーは混乱してしまいます。また、マニュアル内で使用されている用語に統一性がなければ、ユーザーはその用語が何を意味しているのか不安になり、意味の取り違えが発生する可能性もあります。
マニュアルを使用するのは、マニュアルを作成した人ではなく実際に作業をする人です。作成した人にとっては、例え記載に誤りがあっても正解を知っているので問題ありませんが、知らない人にとって、誤りを正しく読み解くのは困難です。また、仮に読み解くことができたとしても、それが本当に正しいのかどうかを確認する必要が出てきます。
これでは、せっかく業務効率化のために作成したマニュアルが、かえってユーザーの作業を増やすということになりかねません。こういったことを防ぐために、第三者の目で校閲を行う必要があるといえます。