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文書作成の支援ツールをうまく使う
仕事で使用するビジネス文書、プライベートでもよく使うメールやSNSなどのコミュニケーションツール、日常的に情報を得るためにふれる新聞・雑誌などの紙媒体やネットニュースなどのデジタル情報。私たちは日々の生活の中でたくさんの文章を目にしています。
情報を伝えるための文章に、単純な誤りがあるとそちらに気をとられてしまい、肝心な内容は頭に入ってこない、などという経験をお持ちではないでしょうか。
また思い込みからくる誤用で相手に伝えたい内容が正確に伝わらない、文法的におかしい箇所や不明な部分があるため読解までに時間がかかり、それだけで読むのをやめてしまうということもあるかと思います。
伝えたい相手にそのような思いをさせるのを避けるために、作成した文章の誤字脱字や文法チェックをしてくれるツールをご紹介します。
お勧め文書作成の支援ツールとその機能
Microsoft Word
ご存じMicrosoft Word🄬（以下Word）。ビジネス現場や教育現場、家庭でも標準アプリとして広く使われています。文書を作成するために便利な機能が満載ですが、その中には文章校正に役立つ機能も用意されています。
Wordには「校閲」タブがあるのをご存じですか？ 「校閲」タブには正しい文章を書くための支援機能がありますので、その一部を紹介させていただきます。
「校閲」タブをクリックすると、「文章校正」「アクセシビリティ」「言語」「コメント」「変更履歴」「変更箇所」「比較」…と、いろいろな機能が並んでいます。文章作成では「文章校正」「コメント」「変更履歴」「比較」が役立ちます。
- 文章校正：「スペル チェックと文章校正」では、スペルチェックや入力ミス、表現のゆれなどが発見できます。
- コメント：他の人にチェックを依頼して、コメントを追加してもらうことができます。
- 変更履歴：文章を修正する際に「変更履歴の記録」をとることができます。複数人で執筆やチェックを行うときに「誰が、どのように」修正したかを確認できます。
- 比較：ファイルを修正して保存する際に、上書きしないで「名前を付けて保存」して比較することで、2つの異なるバージョンの文章を比較できます。
Just Right!
文章の校正支援を行うツールにJust Right!があります。一般にはなじみがないかもしれませんが、誤字、脱字、表現のゆれ、用語の不統一など、ひととおりの校正作業に対応しています。有償ソフトですが、執筆をなりわいとしている方など、文章を書く機会が多い方は導入を検討してみてはいかがでしょうか。
標準のアドインを使うことでWordやInternet Explorer、Excel、Outlook、PowerPointなどからJust Right!を呼び出して校正を行うことができます。また、さまざまな機能を追加できるアドインも各種用意されています。
アドインの中には、指摘項目の一覧をCSV形式で書き出す機能を有するものもあります。
PDF文書をチェックするには、Just Right!から該当ファイルを開いて「校正実行」をクリックすると、結果を得ることができます。使い始めは、指摘の多さに驚くかもしれません。
また、辞書登録していくことで、自分仕様にカスタマイズすることも可能です。
Adobe Acrobat DC
Adobe Acrobat DCには2つの異なるバージョンのPDFを比較し、相違点をハイライト表示できる機能があります。
文書作成とは少し外れますが、思わぬミスを発見するのに非常に役立つツールです。
元文書のPDFと修正が終わった文書のPDFを比較することで、変更箇所がハイライトされ一目で確認できます。これにより、修正中に誤ってキーボードを押してしまい、変な文字が入ってしまった、といったトラブルも簡単に発見することができます。
※この比較の機能はAcrobat Readerでは使えないようです。
無料で使える文書作成の支援ツール
上記で紹介したもの以外にも、フリーソフトやオンラインサービスなど使えるツールがたくさんあります。
ここでは、無料で使える校正ツールを紹介いたします。
| サービス | 種類 | コメント |
| PRUV | Web | 辞書選択や漢字チェックなどのオプションも用意されている ※非登録ユーザーは400文字までの文字数制限 |
| Enno | Web | オンラインサービスで心配なセキュリティ対策もしっかりしている ※広告が少し多い |
| Novel Supporter | ソフト | 小説推敲（すいこう）向け。推敲を補助するためのソフト ※Mac用のみ |
| so-zou（文章校正ツール） | Web | 文章校正の他にも、半角全角変換や文字化けした文章を、さまざまな文字コード方式でデコードを試みるサービスもある ※10000文字までの文字数制限 |
| textlint文章チェッカー | Web | Chromeにアドオンで利用できる日英対応のチェッカー |
| Tomarigi | ソフト | 青山学院大学の日本語表現法開発プロジェクトが開発・公開している無料の文章校正・推敲支援ツール ※インストールが少し面倒 |
| オンライン日本語校正補助ツール | Web | 校正支援APIを使用して入力したテキストの問題点をチェック ※約50000文字までの文字数制限 |
| チョイミテーナ | Web | チェック項目の解説は勉強にもなる ※約5000文字までの文字数制限 |
| プレスリリース校正ツール | Web | わかりにくい表記が使われていないかなどをチェック ※対比表示で見やすい |
| リライトマーカー | Web | チェックのマーカー色を変更することが可能 ※JavaScriptで動作するので、入力した内容が公開・アップロードされる心配はない |
| 漢字使用率チェッカー | Web | 「比較的、適正な漢字使用率です」などと、文章の漢字使用率をチェック |
| 帯3 | Web | 文章の難易度をグラフ表示してくれる |
| 日本語校正サポート | Web | チェック項目を選択することができる ※広告が少し多い |
| 文章チェッカー | Web | 怪しい箇所をマーキングしてくれるだけのシンプルな仕様 |
商標について
- Adobe および Adobe Acrobat Reader は、Adobe Systems Incorporated（アドビシステムズ社）の米国ならびにその他の国における商標または登録商標です。
- Outlook、Word、Excel、Office 365、Internet Explorer、PowerPointは、Microsoft Corporationの米国及びその他の国における商標または登録商標です。
- Just Right!は、株式会社ジャストシステムの登録商標です。
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