
コンテンツ
業務マニュアルを作成する際の悩みとは?
業務の引継ぎや社員教育などの場面で、「業務マニュアルを作成してほしい」と依頼されることがあります。「普段やっていることを書くだけだから簡単」と思って始めても、実際に作り始めると「どこから手を付けていいか分からない」「何を書くべきか迷う」といった悩みに直面することは少なくありません。
特に、自分が数年、あるいは数十年かけて習得した業務は、簡単に文章化できるほど単純ではないことが多いものです。本記事では、業務マニュアルを作成する際に陥りがちな悩みを3つ紹介し、さらに業務マニュアル作成のプロがどのようにこれらの問題を解決しているのかを解説します。
業務マニュアル作成でよくあるお悩み3選
1. 情報を体系的に整理するのが難しい
業務マニュアルを作成する際、最初にぶつかる壁が「情報の整理」です。業務内容は「作業工程」「確認工程」「依頼工程」など多様な要素が絡み合っています。これを時系列や部署別、ワークフロー別など、適切な方法で構造化する必要があります。
業務マニュアルを作成する際の設計部分でのつまずきが、結果として「読みづらいマニュアル」につながるケースは少なくありません。
2. 補足が増えて業務マニュアルが冗長になる
業務には例外がつきものです。そのため、「Aの場合はこうする」「Bの場合はこうする」と説明を追加していくうちに、業務マニュアルがどんどん長くなり、構造も複雑化してしまいます。
特に、「誰が見ても業務マニュアルがあれば対処できるように」と思うあまり、逆に必要な情報が見つけにくいマニュアルになってしまうことがあります。
3. ベテラン視点で作成すると新人に分かりにくい
業務マニュアルの作成担当者は、通常その業務の熟練者です。しかし、ベテランの視点で作ると、新人には難解な内容になりがちです。例えば、ベテランが無意識に行っている確認作業や、知っていて当然の知識が前提になっていることがあります。
業務マニュアル作成のプロが実践する解決策
では、業務マニュアルのプロは、上記の3つの「お悩み」をどのように解決しているのでしょうか。それぞれの対策を以下に説明します。
1. 情報を構造化して見やすい業務マニュアルに
プロは「テクニカルライティング」という技術を活用し、業務マニュアルを構造化します。例えば、「手順文」は句点を付けず「〜する」と書き、「結果文」は受動態で「〜されます」と書くなど、統一されたルールを用います。
2. 補足を減らしてシンプルに
プロは、業務マニュアルに記載する情報を厳選し、必要最低限の補足にとどめます。すべての手法を説明するのではなく、応用範囲の広い最適な方法に絞ることで、業務マニュアルが冗長にならないようにしています。
3. ペルソナ設定で分かりやすい業務マニュアルを
業務マニュアルのプロは「ペルソナ設定」を行います。ペルソナとは、業務マニュアルの対象読者(ユーザー像)のことです。例えば、対象者が新人の場合は、パソコン操作の手順もより詳細に説明するなど、読み手に合わせて記述内容を調整します。
まとめ:業務マニュアル作成を成功させるポイント
業務マニュアル作成は一見簡単そうに見えて、実際には多くの悩みや難しさが伴います。しかし、情報を構造化し、補足を最小限に抑え、ペルソナ設定を行うことで、分かりやすく実用的な業務マニュアルを作成することが可能です。
もし、業務マニュアルの作成に悩んでいるのであれば、プロに依頼するのも一つの手です。プロの技術を活用することで、業務の効率化や品質の向上を期待できるでしょう。
質の高い制作会社をお探しの際は、モダンにご相談ください。
モダンは創業より40年以上にわたって、取扱説明書の制作や印刷などのサービスをお客様に提供してまいりました。
今回は、業務マニュアルの作成時に、陥りがちなお悩みを紹介し、プロのライターがそれらのポイントをどのように解決しているかを説明しました。もし「分かりやすい」業務マニュアル作成をご検討の際は、どうぞご遠慮なくモダンまでお声がけください。
関連ページ
- 業務マニュアル作成の重要性と効果的な手法
- マニュアル制作における長音記号のルールと使用例
- 製品マニュアルと業務マニュアルの違い
- ユーザー行動を考慮した最適な取扱説明書の作成方法
- マニュアル制作の進化とWebマニュアルへの移行
- 日常の文章作成に欠かせない!便利な文字記号の使い方とは?
- テクニカルイラストで伝わるマニュアル作成
- ライティング支援ツールを活用して効率的な文書作成!
- 製品マニュアルの品質管理における校正と校閲の重要性
- マニュアル作成を外部委託するメリットとデメリット
- 業務マニュアルの作成は簡単?
- 分かりやすいFAQサイト作成のポイント
- マニュアルにおける表記揺れの影響と解決策
- 業務マニュアルの作り方と運用のコツ
- 取扱説明書で万全のPL対策を!
- 総務の仕事も業務マニュアルで効率UP!
- マニュアル制作の成功の秘訣
- Webマニュアル(HTMLマニュアル)の作成とその効果
〒113-0034 東京都文京区湯島3丁目12番11号03-5812-1050受付 9:00-18:00 [ 土・日・祝日除く ]
お気軽にご相談ください