業務マニュアルの作成は簡単？よくあるお悩み3選と解決法

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業務マニュアルを作成する際の悩みとは？

業務の引継ぎや社員教育などの場面で、「業務マニュアルを作成してほしい」と依頼されることがあります。「普段やっていることを書くだけだから簡単」と思って始めても、実際に作り始めると「どこから手を付けていいか分からない」「何を書くべきか迷う」といった悩みに直面することは少なくありません。

特に、自分が数年、あるいは数十年かけて習得した業務は、簡単に文章化できるほど単純ではないことが多いものです。本記事では、業務マニュアルを作成する際に陥りがちな悩みを3つ紹介し、さらに業務マニュアル作成のプロがどのようにこれらの問題を解決しているのかを解説します。

業務マニュアルを作成する際、最初にぶつかる壁が「情報の整理」です。業務内容は「作業工程」「確認工程」「依頼工程」など多様な要素が絡み合っています。これを時系列や部署別、ワークフロー別など、適切な方法で構造化する必要があります。

業務マニュアルを作成する際の設計部分でのつまずきが、結果として「読みづらいマニュアル」につながるケースは少なくありません。

業務には例外がつきものです。そのため、「Aの場合はこうする」「Bの場合はこうする」と説明を追加していくうちに、業務マニュアルがどんどん長くなり、構造も複雑化してしまいます。

特に、「誰が見ても業務マニュアルがあれば対処できるように」と思うあまり、逆に必要な情報が見つけにくいマニュアルになってしまうことがあります。

業務マニュアルの作成担当者は、通常その業務の熟練者です。しかし、ベテランの視点で作ると、新人には難解な内容になりがちです。例えば、ベテランが無意識に行っている確認作業や、知っていて当然の知識が前提になっていることがあります。

では、業務マニュアルのプロは、上記の3つの「お悩み」をどのように解決しているのでしょうか。それぞれの対策を以下に説明します。

プロは「テクニカルライティング」という技術を活用し、業務マニュアルを構造化します。例えば、「手順文」は句点を付けず「〜する」と書き、「結果文」は受動態で「〜されます」と書くなど、統一されたルールを用います。

プロは、業務マニュアルに記載する情報を厳選し、必要最低限の補足にとどめます。すべての手法を説明するのではなく、応用範囲の広い最適な方法に絞ることで、業務マニュアルが冗長にならないようにしています。

業務マニュアルのプロは「ペルソナ設定」を行います。ペルソナとは、業務マニュアルの対象読者（ユーザー像）のことです。例えば、対象者が新人の場合は、パソコン操作の手順もより詳細に説明するなど、読み手に合わせて記述内容を調整します。

業務マニュアル作成は一見簡単そうに見えて、実際には多くの悩みや難しさが伴います。しかし、情報を構造化し、補足を最小限に抑え、ペルソナ設定を行うことで、分かりやすく実用的な業務マニュアルを作成することが可能です。

もし、業務マニュアルの作成に悩んでいるのであれば、プロに依頼するのも一つの手です。プロの技術を活用することで、業務の効率化や品質の向上を期待できるでしょう。

モダンは創業より40年以上にわたって、取扱説明書の制作や印刷などのサービスをお客様に提供してまいりました。

今回は、業務マニュアルの作成時に、陥りがちなお悩みを紹介し、プロのライターがそれらのポイントをどのように解決しているかを説明しました。もし「分かりやすい」業務マニュアル作成をご検討の際は、どうぞご遠慮なくモダンまでお声がけください。