業務マニュアルの作り方と運用のコツ

業務に一貫性を持たせ、新人社員に業務内容を伝える際に欠かせないのが「業務マニュアル」です。新たに業務マニュアルを作成したい方や、作業効率を向上させるためにマニュアルを改善したい方も多いでしょう。本記事では、事務向け業務マニュアルの作成方法と、運用のコツを徹底解説します。

コンテンツ

事務向け業務マニュアルの作り方のコツ

業務マニュアルとは、業務を効率よく進めるための手順や判断基準をまとめたドキュメントです。業務効率の向上や新人社員の教育、業務の属人化を防ぐ目的で作成されます。

業務マニュアルがあれば、業務を効率化し生産性の向上や利益率のアップが期待できます。ここでは、事務業務に特化した業務マニュアルの具体的な作成手順を紹介します。

業務マニュアル作成の手順

マニュアルの役割を知る
全体像を把握する
マニュアルの骨子を作成する
業務の大枠を時系列に沿って書き出す
作業単位まで落とし込む
各作業の解説を付け加える
業務の達成基準を明確にする
イレギュラー対応を盛り込む

それぞれの手順とコツを詳しく解説します。

業務マニュアルの役割と目的

業務マニュアルを作成する前に、その役割と目的を理解しておくことが重要です。適切に理解していないと、必要な項目が漏れてしまう可能性があります。

業務マニュアルの3つの役割

人的工数の削減: 教育コストの削減
品質の均一化: 作業手順の統一
属人化の防止: 業務内容の共有

マニュアルがあれば、新人社員は業務内容をすぐに把握でき、教育コストが削減されます。また、作業品質の差を防ぎ、担当者不在時でも他の社員が対応可能です。

業務マニュアルの全体像を把握する

業務マニュアルの全体像を把握するには、以下の3つのステップが必要です。

利用シーンの明確化（新人研修用、経験者用など）
作業スケジュールの決定（期限を設定することで作成を効率化）
作業工程や注意点の洗い出し（手順の漏れや不明瞭なプロセスを確認）

マニュアルの骨子を作成する

業務マニュアルの骨子（構成案）を作成することで、全体の流れが整い、作成時間を短縮できます。

骨子作成のポイント

業務の概要・目的・内容を決定
利用シーンに合わせた内容の精査

業務の大枠を時系列に沿って書き出す

業務を時系列に沿って書き出すことで、効率的な手順を整理できます。この際、ビジネスシーンで重要な**5W1H（Who、When、Where、What、Why、How）**を意識しましょう。

作業単位への落とし込みと必要物の明示

事務マニュアルでは、作業ごとに必要なものを明確にします。帳簿、伝票、請求書、システムなど、具体的に記載することで、特に新人社員の教育に役立ちます。

各作業の解説と注意点を追加

業務マニュアルには、作業工程の解説と注意点を明記します。ただし、情報を詰め込みすぎないことがポイントです。重要な点を強調し、不要な情報は省略してシンプルにまとめましょう。

業務の達成基準を設定する重要性

達成基準がないと、作業の進捗具合が個人によって異なり、業務の遅れにつながります。目安時間や合否の基準を明確に設定しましょう。

イレギュラー対応と業務マニュアル運用のポイント

業務マニュアルには、予期せぬ事態に備えたイレギュラー対応も含めておきます。複数の対処パターンを記載することで、トラブル時の対応力を高めましょう。

業務マニュアル作成時の留意点

見やすいレイアウト・図表の活用

マニュアルは、図表を活用し、検索性を高めることで利用頻度が向上します。

定期メンテナンスを忘れない

業務マニュアルは、運用後も定期的にメンテナンスが必要です。環境の変化や新たなトラブルに対応できるよう、常に最新の状態を維持しましょう。

業務マニュアルを活用して効率化を実現

業務マニュアルは、業務効率を高めるだけでなく、社員の教育や業務の属人化防止にも役立ちます。今回ご紹介した手順を参考に、見やすく実用的な業務マニュアルを作成し、組織全体の生産性向上を目指しましょう。

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